流程整合：把每週重複的事，交給 AI 固定接手

流程整合有三題。q03 問 AI 在你工作流程裡的角色，從「想到才用」到「已經把 AI 串進多個工作流程、變成團隊或個人產出的標準做法」。q10 用一個很日常的場景：每週要把業務同仁回報的 Excel 彙整成週報，最高分的做法是設計一組固定的提示詞樣板（欄位對應、彙整格式），每週把新資料丟進去就能穩定產草稿，自己再做最後把關。q15 更進一步，問每月上百個檔案要照規則改名分類、考量長期成本與穩定性時，你會不會選「請 AI 幫你寫一支固定邏輯的小程式、之後執行不必再呼叫 AI」。

這一維測的是：你有沒有把「每週、每月都會重複發生」的工作，固定成一套 AI 接得住的做法。

單點會用 AI 跟把 AI 織進流程，是兩種完全不同的量級。前者每次都從零開始，後者是一次設計、之後每週省下時間，效益會隨週數累積。

很多人工具、提示詞都及格，落點卻卡住，問題正是出在這一維：AI 還停在臨時打雜，沒有任何一段重複工作被固定交給它接手。把「皮毛」變成「流程」，不需要學新技術，只需要把你已經會的東西制度化——這往往是從嘗鮮者跨到實踐者那一步的關鍵，也是主管開始問「這能不能用 AI 做」時，你答得出來的底氣。

八個職業的答題疊起來，流程整合的卡點高度一致：

• 每次都重新想。同一份週報、同一種開發信，每次都當新任務從頭下指令。
• 沒有把重複工作存成樣板。心裡知道流程，卻沒把它固定成一組可重複套用的提示詞或模板存起來。
• 分不清「固定邏輯」和「每次問 AI」。該用一支寫好就穩定跑的小程式時，還在每個月手動貼清單給 AI。

卡點不在難度，在沒有把會重複的事「制度化」。

1. 列出你一週的所有產出，圈出「每週重複、規則講得清楚」的一到三項（週報、排程、會議紀要都是常見人選）。第一輪先挑一項就好，貪多反而每項都做不深。

2. 挑其中一項，做成提示詞樣板：把輸入（例如原始數據或主題）與希望的輸出格式寫死，存進 Google 文件或 Notion。下週資料一到就直接套用，跑一週看看穩不穩，順手把不順的地方改進。

3. 上台灣中小企業網路大學校找「流程自動化」或「數位工具導入」的免費課，學怎麼把 AI 步驟固定進 SOP，套用在你第 2 點的樣板上，讓它從「你自己記得的做法」變成寫下來、別人也接得住的流程。

• 我至少有一項每週重複的工作，已經固定交給 AI 用同一套做法處理。
• 我把常用的提示詞存在一個固定地方，需要時直接拿，而不是每次重寫。
• 交給 AI 產的草稿，最後一定經過我把關才送出。
• 對於高頻、規則清楚的任務，我分得出何時該寫成固定程式、何時每次問 AI 就好。